Kravet om sikkerhedscertifikat og sikkerhedsgodkendelse gælder for alle virksomheder der er omfattet af jernbanelovens kapitel 11. Dette gælder derfor virksomheder som enten forvalter eller befarer jernbaneinfrastruktur, dog med undtagelse af:

• Veteranbaner og veterantogsvirksomheder
• Forvaltning af eller kørsel på privatejet infrastruktur, til brug for infrastrukturejerens egen godstransport.

Bemærk at lukkede værksteds- og depotspor hører ind under kategorien privatejet infrastruktur.

De virksomheder som kører på eller forvalter konventionel jernbane (fx Banedanmarks net og lokalbanerne) skal have sikkerhedscertifikat eller -godkendelse efter EU-reglerne.

Virksomheder under kategorien bybaner (dvs. metro, letbaner og S-banen) skal have sikkerhedscertifikat eller -godkendelse efter nationale regler.

Sikkerhedscertifikat (EU og bybaner)

Alle virksomheder, som udfører kørsel på eget ansvar på jernbanenettet, skal have et sikkerhedscertifikat. Disse virksomheder kan inddeles i 2 grupper:

1. Jernbanevirksomheder, som befordrer gods, passagerer og/eller stiller trækkraft til rådighed på jernbanen
2. Virksomheder, som udfører kørsel på eget ansvar på jernbanenettet, og som ikke er omfattet af krav om tilladelse til at drive jernbanevirksomhed

Virksomhederne under punkt 2 kan eksempelvis være virksomheder, der udelukkende foretager rangering, og entreprenørvirksomheder, der kører på eget ansvar.

Virksomhederne beskrevet under punkt 1 skal udover sikkerhedscertifikatet have en tilladelse til at drive jernbanevirksomhed. Virksomhederne under punkt 2 skal alene være i besiddelse af en gyldig ansvarsforsikring for at kunne anvende sit sikkerhedscertifikat.

For virksomheder, som kører på bybaner (metro, letbaner og S-baner), vil sikkerhedscertifikatet blive udstedt efter reglerne for bybaner. Disse virksomheder skal ligeledes have en tilladelse.

I denne vejledning vil begrebet ”Jernbanevirksomheder (EU)” blive benyttet om alle virksomheder, der skal have EU-sikkerhedscertifikat (også dem i gruppe 2 ovenfor). Ligeledes vil det tydeligt fremgå, hvornår der er tale om sikkerhedscertifikat for bybaner.

Fælles for ovenstående virksomheder med sikkerhedscertifikat er, at de kun må befare den infrastruktur, som deres sikkerhedscertifikat dækker. Hvis en virksomhed ønsker at køre på en infrastruktur, der ikke fremgår af sikkerhedscertifikatet, skal virksomheden i god tid inden kørslen søge om en ajourføring af sit sikkerhedscertifikat med henblik på at få tilføjet den pågældende infrastruktur (se under afsnittet ”Ajourføring af sikkerhedsgodkendelse og sikkerhedscertifikat”).

Sikkerhedsgodkendelse (EU og bybaner)

En jernbaneinfrastrukturforvalter skal altid have en sikkerhedsgodkendelse. En virksomhed kan godt anlægge jernbaneinfrastruktur uden at være infrastrukturforvalter. Der skal dog være en godkendt infrastrukturforvalter fra det tidspunkt, hvor infrastrukturen bliver stillet til rådighed for aktiviteter, hvor tredjepart er impliceret i kørslen på infrastrukturen eller kan blive påvirket af denne. Dette omfatter eksempelvis, hvis infrastrukturen benyttes med overkørsler til veje og stier mv., eller hvis der køres med passagerer, uanset omfanget.

En jernbaneinfrastrukturforvalter kan som en del af sin sikkerhedsgodkendelse foretage kørsel i forbindelse med anlægs- og vedligeholdelsesarbejde på sin egen infrastruktur. Denne kørsel må kun foretages på forvalterens egen infrastruktur og kun for opgaver, der vedrører anlæg eller vedligeholdelse af denne infrastruktur. Hvis ikke begge disse betingelser er opfyldt, skal kørslen foretages af en virksomhed med sikkerhedscertifikat.

Ansøgnings- og sagsbehandlingsprocesserne er forskellige, afhængig af om virksomheden søger om EU-sikkerhedscertifikat/sikkerhedsgodkendelse (EU-regler) eller om sikkerhedscertifikat/sikkerhedsgodkendelse som bybane (metro, letbaner og S-baner).

I nedenstående tabel ses et overblik over de krav der gælder for hver type virksomhed:

Virksomhedstype	Krav til ansøgnings-proces mv.	Krav til sikkerhedsledelsessystem
Jernbanevirksomhed (EU)	Bekendtgørelse nr. 712 af 20/05/2020 Kommissionens forordning 2018/763 af 9. april 2018 (Praktiske Ordninger)	Kommissionens forordning 2018/762 af 9. april 2018 (CSM-SMS) Kommissionens forordning 2019/773 af 16. maj 2019 (TSI OPE) Nationale krav (se næste afsnit)
Infrastrukturforvalter (EU)	Bekendtgørelse nr. 712 af 20/05/2020 Kommissionens Henstilling 2019/780 af 16. maj 2019	Kommissionens forordning 2018/762 af 9. april 2018 (CSM-SMS) Kommissionens forordning 2019/773 af 16. maj 2019 (TSI OPE) Nationale krav (se næste afsnit)
Bybane (jernbanevirksomheder og infrastrukturforvaltere)	Bekendtgørelse nr. 712 af 20/05/2020	Bekendtgørelse nr. 712 af 20/05/2020 (bilag 1)

Denne vejledning beskriver kravene til ansøgnings- og sagsbehandlingsprocesserne for ovenstående 3 scenarier. Vejledning om krav til sikkerhedsledelsessystemer kan findes i vejledninger fra hhv. Det Europæiske Jernbaneagenturs (vedrørende CSM-SMS) og Trafikstyrelsens (vedrørende bek. 712):

• ERA: Krav til sikkerhedsledelsessystemer, hvad angår sikkerhedscertificering eller sikkerhedsgodkendelse
• TS: Vejledning i sikkerhedsledelse

Alle jernbanevirksomheder og infrastrukturforvaltere er i kraft af deres sikkerhedsledelsessystem forpligtet til at identificere og implementere gældende lovgivning, både nationalt og fra EU hvis relevant.

Med baggrund i den ansøgningsproces der er beskrevet i forordning 2018/763 / henstilling 2019/780 (Praktiske Ordninger) findes yderligere et krav om, at virksomheder omfattet af EU-reglerne allerede ved ansøgningen skal kunne dokumentere, at de relevante notificerede nationale forskrifter er overholdt.

Trafikstyrelsen ønsker endvidere ved behandling af en ansøgning om sikkerhedscertifikat eller sikkerhedsgodkendelse at vurdere, hvorvidt virksomhederne overholder øvrige relevante nationale regler med betydning for afvikling af jernbanetrafikken i Danmark.

Dette afsnit vejleder om disse nationale regler for virksomheder der ansøger efter EU-reglerne. Der kan ligeledes være nationale regler udover nedenstående liste, som virksomhederne skal forholde sig til.

Liste over notificerede nationale regler, som vurderes ved sikkerhedscertificering og sikkerhedsgodkendelse
LBK nr. 1091 af 11/08/2023 Bekendtgørelse af jernbaneloven
Kravpunkter:	§ 69, stk. 1 og stk. 2
Beskrivelse:	Bestemmelserne i jernbaneloven indeholder generelle krav om udførelse af sikkerhedsklassificerede funktioner.
Gælder for:	§ 69, stk. 1 og stk. 2: Alle jernbanevirksomheder og infrastrukturforvaltere
BEK nr. 9556 af 29/03/2017 Bestemmelser om kørsel på jernbaneinfrastruktur med togkontrol (BJ 5-1-2017)
Kravpunkter:	4. og 5.
Beskrivelse:	Bestemmelserne i BJ’en indeholder krav til sammenhængen mellem fast og mobilt togkontrolanlæg samt betingelser for kørsel på tilslutninger.
Gælder for:	Infrastrukturforvaltere, som forvalter infrastruktur med togkontrol og signaler af typen: Klasse B – ATC (inkl. varianter) Jernbanevirksomheder, som befarer infrastruktur med togkontrol og signaler af typen: Klasse B – ATC (inkl. varianter)
BEK nr. 9539 af 11/05/2017 Bestemmelser om transport af eksplosiver i jernbanetunnelerne på Storebælt og Øresund (BJ 5-070.001-2017)
Kravpunkter:	2.1., 3.1, 4.1 og 4.2
Beskrivelse:	Bestemmelserne i BJ’en indeholder krav til transport af gods hørende til RID underklasserne 1.1, 1.2, 1.3, 1.5 eller 1.6 gennem de danske jernbanetunneler på Storebælt og Øresund.
Gælder for:	Jernbanevirksomheder med trafiktypen: Godstrafik, herunder farligt gods (som befarer jernbanetunnelerne på Storebælt og Øresund)
BEK nr. 1361 af 28/09/2022 Bekendtgørelse om kørsel med lommevogne med sættevogne
Kravpunkter:	§ 3, stk. 2, § 5, stk. 1, § 7, stk. 1
Beskrivelse:	Bestemmelserne i bekendtgørelsen indeholder krav om, at jernbanevirksomheder skal have tilladelse fra Trafikstyrelsen til at køre med lommevogne med sættevogne i Danmark.
Gælder for:	Jernbanevirksomheder med trafiktypen: Godstrafik (som foretager kørsel med lommevogne med sættevogne)
BEK nr. 608 af 26/05/2025 om helbreds- og kompetencekrav til visse sikkerhedsklassificerede funktioner på jernbaneområdet
Kravpunkter:	§ 2, stk. 6, § 3, stk. 1 og stk. 2
Beskrivelse:	Bestemmelserne i bekendtgørelsen indeholder krav om godkendelse og dokumentation af helbredskrav og uddannelse for sikkerhedsklassificerede funktioner.
Gælder for:	Alle jernbanevirksomheder og infrastrukturforvaltere

 

Liste over øvrige nationale regler, som vurderes ved sikkerhedscertificering og sikkerhedsgodkendelse
BEK nr. 541 af 12/06/2012 Bekendtgørelse om anvendelse af RID i national transport og transport af farligt gods i håndbagage m.v.
Kravpunkter:	§ 4, stk. 2, § 6, stk. 1, § 10, stk. 1
Beskrivelse:	Bestemmelserne i bekendtgørelsen indeholder krav til fastgørelse af farligt gods, ansøgning om transport med farligt gods, samt transport af farligt gods (fx fyrværkeri) i håndbagage.
Gælder for:	§ 4, stk. 2 og § 6, stk. 1: Jernbanevirksomheder med trafiktypen: Godstrafik, herunder farligt gods § 10, stk. 1: Jernbanevirksomheder med trafiktypen: Persontrafik (både højhastighed og ikke højhastighed)
BEK nr. 1212 af 20/11/2017 om certificering af lokomotivførere
Kravpunkter:	§ 14, stk. 5, §§ 37-39 (stk. 1)
Beskrivelse:	Bestemmelserne i bekendtgørelsen indeholder generelle krav til de procedurer (inkl. klageprocedurer) jernbanevirksomheder og jernbaneinfrastrukturforvaltere skal have i forbindelse med udstedelse af lokomotivførercertifikater.
Gælder for:	Alle jernbanevirksomheder og infrastrukturforvaltere
BEK nr. 1213 af 20/11/2017 Bekendtgørelse om godkendelse til uddannelse af lokomotivførere på jernbaneområdet
Kravpunkter:	§§ 3, 5, 7, 8-9 (stk. 1) og 11 samt bilag 1
Beskrivelse:	Bestemmelserne i bekendtgørelsen indeholder krav om, at jernbanevirksomheder og jernbaneinfrastrukturforvaltere skal have godkendt deres aktiviteter som uddannelsescenter, samt at Trafikstyrelsen skal godkende virksomhedernes faglærere, kørelærere og censorer.
Gælder for:	Alle jernbanevirksomheder og infrastrukturforvaltere
BEK nr. 712 af 20/05/2020 Bekendtgørelse om sikkerhedsgodkendelse, EU-sikkerhedscertifikat og sikkerhedscertifikat på jernbaneområdet
Kravpunkter:	§ 7
Beskrivelse:	Bestemmelsen i bekendtgørelsen indeholder krav om underretning af Trafikstyrelsen senest 2 måneder inden starten af ny jernbanedrift.
Gælder for:	Alle jernbanevirksomheder
BEK nr. 468 af 04/05/2023 om gennemførelse af de grundlæggende paramet­re for registre over licenser og supplerende certifikater til lokomotivførere
Kravpunkter:	§ 2 samt bilag
Beskrivelse:	Bestemmelserne i bekendtgørelsen og Kommissionens beslutning af 29. oktober 2009 indeholder krav til de data der skal indsamles og registreres i forbindelse med udstedelse af lokomotivførercertifikater.
Gælder for:	Alle jernbanevirksomheder og infrastrukturforvaltere
BEK nr. 1373 af 23/11/2023 Bekendtgørelse om indberetning af data på jernbaneområdet vedrørende ulykker og forløbere for ulykker til Trafikstyrelsen
Kravpunkter:	§ 2
Beskrivelse:	Bestemmelsen i bekendtgørelsen indeholder krav om, at indberetning af data vedrørende ulykker og forløbere til ulykker m.v. skal indberettes senest 1. marts.
Gælder for:	Alle jernbanevirksomheder og infrastrukturforvaltere
BEK nr. 1581 af 05/12/2023 Bekendtgørelse om godkendelse af køretøjer på jernbaneområdet
Kravpunkter:	§ 25
Beskrivelse:	Bestemmelserne i bekendtgørelsen indeholder generelle krav til, at jernbanevirksomheder skal kontrollere omsætningstilladelse, rutekompatibilitet samt oprangering inden et køretøj tages i anvendelse, samt krav om foranstaltninger ved manglende overholdelse af interoperabilitetsdirektivet.
Gælder for:	Alle jernbanevirksomheder

De berørte virksomheder kortlægger overholdelse af kravene via skemaet ”Krydsreference, Nationale regler”, som findes på styrelsens hjemmeside sammen med ansøgningsskemaer mv. (se næste afsnit om ansøgning om sikkerhedscertifikat og sikkerhedsgodkendelse).

Specifikt for jernbanevirksomheder (EU)

Jernbanevirksomheder skal søge om EU-sikkerhedscertifikat via ERA’s One-Stop Shop (OSS).

• ERA: One-Stop Shop

For at kunne ansøge skal virksomheden være oprettet som ansøger i OSS. Via ansøgningsformularen i OSS kan virksomheden vælge, at Trafikstyrelsen skal være certificerende myndighed, såfremt der ansøges om kørsel udelukkende i Danmark. Hvis der ansøges om kørsel i mere end ét EU-land vil ERA altid være certificerende myndighed.

For jernbanevirksomheder gælder det, at alt ansøgningsmateriale skal angives og uploades i OSS. For mere information om de enkelte dele af ansøgningen, se afsnittet (”Dokumentation”).

Hvis en jernbanevirksomhed udelukkende uddanner egne lokomotivførere, og ønsker at uddannelsesaktiviteterne vurderes i forbindelse med udstedelsen af sikkerhedscertifikatet, skal dette angives i OSS ved at markere ”Ja” i feltet ”Uddannelse af egne lokomotivførere som en del af sikkerhedscertifikatet”.

Specifikt for infrastrukturforvaltere (EU)

Infrastrukturforvaltere omfattet af EU-reglerne skal ansøge om sikkerhedsgodkendelse direkte hos Trafikstyrelsen. Til dette formål findes ansøgningsskema på styrelsens hjemmeside.

• TS: Ansøgning om sikkerhedsgodkendelse (EU)

Det udfyldte ansøgningsskema og den vedhæftede dokumentation (se afsnittet ”Dokumentation”) samt eventuelle spørgsmål i forbindelse med en ansøgning skal sendes til: tilsyn@trafikstyrelsen.dk.

Hvis en infrastrukturforvalter udelukkende uddanner egne lokomotivførere, og ønsker at uddannelsesaktiviteterne vurderes i forbindelse med udstedelsen af sikkerhedsgodkendelsen, skal dette angives i ansøgningsskemaet ved at markere ”Ja” i felt 1.8.1 ”Ansøgningen omfatter uddannelse af egne lokomotivførere som en del af sikkerhedsgodkendelsen”.

Bybaner (metro, letbaner og S-baner)

Alle virksomheder under reglerne for bybaner skal ansøge om sikkerhedscertifikat eller -godkendelse hos Trafikstyrelsen. Til dette formål findes ansøgningsskemaer på styrelsens hjemmeside.

• TS: Ansøgning om sikkerhedscertifikat/sikkerhedsgodkendelse (bybane)

Det udfyldte ansøgningsskema og den vedhæftede dokumentation (se afsnittet ”Dokumentation”) samt eventuelle spørgsmål i forbindelse med en ansøgning skal sendes til: tilsyn@trafikstyrelsen.dk.

Fælles for alle virksomheder (både EU og bybane)

Ved både fornyelse og nyudstedelse skal virksomheden fremsende sin ansøgning senest 5 måneder inden der ønskes en afgørelse på ansøgningen.

En virksomhed kan ligeledes ansøge om forhåndsdialog via OSS eller ansøgningsskemaet, og i dette tilfælde skal ansøgningen indsendes tilsvarende tidligere, afhængig af hvor lang tids forhåndsdialog virksomheden ønsker (hvis der fx ønskes 6 måneders forhåndsdialog skal ansøgningen indsendes 11 måneder inden der ønskes en afgørelse).

Jernbanevirksomheder og infrastrukturforvaltere (EU)

Jernbanevirksomheder og infrastrukturforvaltere der ansøger om EU-sikkerhedscertifikat eller sikkerhedsgodkendelse skal angive, at driftsområdet er ”Det danske EU-jernbanenet”, og herefter uddybe hvilken del af jernbanenettet der ansøges om. Dette gøres på følgende måde:

For jernbanevirksomheder

Driftsområdet indledes med følgende linje:

Det danske EU-jernbanenet:

Herefter angives den infrastruktur eller de strækninger virksomheden ønsker at køre på.

Det anbefales generelt, at jernbanevirksomheder angiver hele infrastrukturen forvaltet af en given infrastrukturforvalter, fx:

Infrastruktur forvaltet af Banedanmark

Infrastruktur forvaltet af Lokaltog A/S

Alternativt kan angives udvalgte strækninger på en given infrastruktur. Her angives først infrastrukturforvalteren, efterfulgt af en angivelse af strækningerne fra A til B, eller hvis der er flere mulige ruter fra A via B til C, fx:

Følgende infrastruktur forvaltet af Banedanmark:

- Roskilde – Kalundborg

- Roskilde – Køge – Næstved

Følgende infrastruktur forvaltet af Lokaltog A/S:

- Hillerød (eks. station) – Snekkersten

Hvis ikke der angives andet antages det, at stationen er med i den givne infrastruktur. Hvis infrastrukturen grænser op til en anden infrastrukturforvalters station angives ”(eks. station)”.

 

For infrastrukturforvaltere

Driftsområdet indledes med følgende linje:

Følgende strækninger på det danske EU-jernbanenet:

Herefter angives den infrastruktur der forvaltes i strækninger fra A til B, eller hvis der er flere mulige ruter fra A via B til C, fx:

- Roskilde – Kalundborg

- Roskilde – Køge – Næstved

Hvis infrastrukturen grænser op til andre infrastrukturforvaltere, eller hvis der er andre særlige forhold ved infrastrukturen, kan dette angives vha. kilometrering ved grænsen, alternativt ”(eks. station)”, eller ”(inkl. særligt område)” fx:

- Hjørring (eks. station) – Hirtshals (inkl. godsterminal)

- Frederikshavn (eks. station) – Skagen (inkl. havnespor)

- Kastrup (km 12,8) – Rigsgrænsen DK/SE (km 23,6)

Bybaner (metro, letbaner og S-baner)

Jernbanevirksomheder og infrastrukturforvaltere, der ansøger om sikkerhedscertifikat til kørsel på eller sikkerhedsgodkendelse til forvaltning af bybaneinfrastruktur, skal i driftsområdet tydeligt angive hvilken bybaneinfrastruktur dette gælder for.

For jernbanevirksomheder

Driftsområdet angives som en eller flere af følgende:

Københavns S-banes jernbanenet:

Infrastruktur forvaltet af Banedanmark

Eller

Københavns metros jernbanenet:

Infrastruktur forvaltet af Metro Service A/S

Eller

Aarhus letbanes jernbanenet:

Infrastruktur forvaltet af Aarhus Letbane I/S

Eller

Odense letbanes jernbanenet:

Infrastruktur forvaltet af Keolis Letbaner A/S

Eller

Hovedstadens letbanes jernbanenet:

Infrastruktur forvaltet af Metro Service A/S

En jernbanevirksomhed kan være operatør på flere forskellige bybanenet, og i dette tilfælde angives disse særskilt efter hinanden.

For infrastrukturforvaltere

Driftsområdet angives som en eller flere af følgende:

Følgende strækninger på Københavns S-banes jernbanenet:

- Hillerød – Køge

- Farum – Høje Taastrup

- Klampenborg – Frederikssund

- Hellerup – Flintholm – København Syd

Ovenstående er inkl. strækninger til vedligeholdelsesfaciliteter.

Eller

Følgende strækninger på Københavns metros jernbanenet:

- Vanløse – Vestamager (M1)

- Vanløse – Københavns Lufthavn (M2)

- København H – Nørrebro – Østerport – København H (M3 – Cityringen)

- København Syd  – Orientkaj (M4)

Ovenstående er inkl. strækninger til kontrol- og vedligeholdelsesfaciliteter.

Eller

 

Følgende strækninger på Aarhus letbanes jernbanenet:

- Aarhus H – Universitetshospitalet – Lisbjergskolen / Lystrup

- Aarhus H – Grenaa (Grenaabanen)

- Aarhus H – Odder (Odderbanen)

Ovenstående er inkl. strækninger til kontrol- og vedligeholdelsesfaciliteter.

Eller

Følgende strækninger på Odense letbanes jernbanenet:

- Hjallese – Tarup

Ovenstående er inkl. strækninger til kontrol- og vedligeholdelsesfaciliteter.

Eller

Følgende strækninger på Hovedstadens letbanes jernbanenet:

- Ishøj – Rødovre Nord

Ovenstående er inkl. strækninger til kontrol- og vedligeholdelsesfaciliteter.

En infrastrukturforvalter kan forvalte flere forskellige bybanenet, og i dette tilfælde angives disse særskilt efter hinanden.

Drift til grænsestationer

En jernbanevirksomhed, der har eller vil søge om et sikkerhedscertifikat til kørsel i Danmark, kan ansøge om at få angivet grænsestationer i Sverige eller Tyskland på sikkerhedscertifikatet.

Det skal bemærkes, at der på nuværende tidspunkt ikke er defineret grænsestationer beliggende i Danmark. Det skal ligeledes bemærkes at der pr. 1. oktober 2025 ikke foreligger aftaler med myndighederne i Sverige eller Tyskland om drift til grænsestationer.

Ansøgning om drift til en grænsestation i et naboland kan ikke håndteres af Trafikstyrelsen alene. Sikkerhedsmyndigheden i nabolandet skal foretage vurderingen af de nationale regler og forhold frem til en grænsestation.

Kommunikation om kørsel til eventuelle grænsestationer foretages alene i forbindelse med ansøgningen i OSS.

Jernbanevirksomheder og infrastrukturforvaltere (EU)

Jernbanevirksomheder og infrastrukturforvaltere skal vedlægge den samme dokumentation ved ansøgning om nyudstedelse eller fornyelse. Foruden en fyldestgørende udfyldelse af ansøgningsblanketten/-skemaet skal virksomheden vedlægge:

• Dokumentation og krydsreference mellem EU-reglerne og sikkerhedsledelsessystemet
  Dokumentationen for sikkerhedsledelsessystemet skal gøre det muligt for styrelsen at vurdere, om sikkerhedsledelsessystemet er komplet og overholder kravene. Virksomheden skal endvidere udfylde en krydsreferenceliste der angiver hvor hvert krav
  • Jernbanevirksomheder uploader dokumentation og udfylder krydsreferencen direkte i OSS.
  • Infrastrukturforvaltere medsender dokumentation og krydsreference som supplement til ansøgningen: Krydsreference, Infrastrukturforvalter (EU)
• Dokumentation og krydsreference mellem nationale krav og sikkerhedsledelsessystemet
  Virksomheden skal sikre at det i den vedlagte dokumentation er tydeligt hvordan de nationale regler er opfyldt. I denne forbindelse skal både jernbanevirksomheder og infrastrukturforvaltere udfylde den supplerende krydsreference for nationale regler, som findes på styrelsens hjemmeside.
  • TS: Krydsreference, Nationale regler
• Status på handlingsplaner for reaktioner fra tilsyn, herunder påbud samt uafklarede observationer og vilkår fra foregående certificering
  Hvis virksomheden har åbne handlingsplaner for afhjælpning af forbud, påbud, afvigelser eller uafklarede observationer og vilkår fra forrige certificering skal disse vedlægges ansøgningen, inklusiv en opdateret status for hver handlingsplan.
• Beskrivelse af eventuelle ændringer (kun fornyelse)
  Ved ansøgning om fornyelse skal virksomheden beskrive relevante ændringer i organisationen og/eller sikkerhedsledelsessystemet siden sidste certificering, og gerne vedlægge en oversigt over gennemførte ændringer i perioden.
  Jernbanevirksomheder skal uploade disse beskrivelser i OSS under den sidste sektion ”Beskrivelser af ændringer”. Infrastrukturforvaltere skal medsende beskrivelserne ved ansøgningen, og angive dette i ansøgningsskemaet.

Sprogkrav

Den dokumentation virksomheden indsender for den danske del af driften skal være på dansk, norsk, svensk eller engelsk.

Kombineret ansøgning som jernbanevirksomhed og infrastrukturforvalter (EU)

Hvis en virksomhed ønsker at ansøge som både jernbanevirksomhed og infrastrukturforvalter udfylder virksomheden ansøgningen og uploader alle relevante dokumenter i OSS. Som supplement til dette udfylder virksomheden en ansøgning om sikkerhedsgodkendelse (EU) som sendes til: tilsyn@trafikstyrelsen.dk – og med henvisning til at der også er ansøgt i OSS.

For at kunne behandle en kombineret ansøgning om sikkerhedscertifikat og sikkerhedsgodkendelse er det en forudsætning, at virksomheden har valgt Trafikstyrelsen som certificerende myndighed i OSS.

Ved en kombineret ansøgning bør virksomheden sørge for at så meget som muligt af ansøgningen ligger i OSS, inkl. krydsreferencen til både sikkerhedsledelsessystemet og nationale krav. Virksomheden vil dog få brug for en supplerende krydsreference til de krav der er specifikke for infrastrukturforvalterdelen.

• TS: Krydsreference, Infrastrukturforvalter supplerende (EU)

Bybaner (metro, letbaner og S-baner)

Jernbanevirksomheder og infrastrukturforvaltere skal vedlægge den samme dokumentation ved ansøgning om nyudstedelse eller fornyelse. Foruden en fyldestgørende udfyldelse af ansøgningsskemaet skal virksomheden vedlægge:

• Dokumentation og krydsreference vedrørende sikkerhedsledelsessystemet
  Dokumentationen for sikkerhedsledelsessystemet skal gøre det muligt for styrelsen at vurdere, om sikkerhedsledelsessystemet er komplet og overholder kravene. Virksomheden skal endvidere udfylde en krydsreferenceliste der angiver hvor hvert krav
• Status på handlingsplaner for reaktioner fra tilsyn samt uafklarede mangler og vilkår fra foregående certificering
  Hvis virksomheden har åbne handlingsplaner for afhjælpning af forbud, påbud, afvigelser eller uafklarede mangler og vilkår fra forrige certificering skal disse vedlægges ansøgningen, inklusiv en opdateret status for hver handlingsplan.
• Beskrivelse af eventuelle ændringer (kun fornyelse)
  Ved ansøgning om fornyelse skal virksomheden beskrive relevante ændringer i organisationen og/eller sikkerhedsledelsessystemet siden sidste certificering, og gerne vedlægge en oversigt over gennemførte ændringer i perioden.

Jernbanevirksomheder og infrastrukturforvaltere (EU)

Når Trafikstyrelsen har modtaget virksomhedens ansøgning (enten via OSS eller mail) vil virksomheden modtage en bekræftelse på at sagsbehandlingen påbegyndes.

Styrelsen skal bruge den første måned på at screene ansøgningsmaterialet for at vurdere om ansøgningen er komplet. Virksomheden kan forvente, at styrelsen i løbet af denne måned kan spørge efter supplerende dokumentation.

• For jernbanevirksomheder foregår kommunikation om spørgsmål til ansøgningsmaterialet via ”issue-loggen” i OSS.
• For infrastrukturforvaltere foregår kommunikation om spørgsmål til ansøgningsmaterialet via en observationslog, hvor styrelsen deler sine observationer og deres aktuelle status med virksomheden.

I begge tilfælde vil loggen med observationer og spørgsmål til ansøgningsmaterialet udgøre en central del af sagsbehandlingen.

Efter senest 1 måned vil virksomheden modtage en skriftlig bekræftelse, såfremt sagsbehandlingen kan fortsætte på det foreliggende grundlag. Hvis virksomheden ikke i tilstrækkelig grad kan dokumentere at ansøgningsmaterialet er dækkende, kan styrelsen fremsende en afgørelse hvor ansøgningen afvises.

Hvis sagsbehandlingen kan fortsætte efter den indledende screening, vil styrelsen gennemføre en detaljeret vurdering af ansøgningsmaterialet. I forbindelse med den detaljerede vurdering har styrelsen mulighed for at gennemføre en eller flere audits eller inspektioner hos virksomheden med henblik på at afdække eventuelle uafklarede forhold, hvis dette findes hensigtsmæssigt.

Styrelsen vil senest 4 måneder efter påbegyndelse af den detaljerede vurdering træffe en afgørelse om hvorvidt ansøgningen kan imødekommes, og sikkerhedscertifikatet eller -godkendelsen kan udstedes/fornyes.

Styrelsen kan på baggrund af en konkret vurdering udstede sikkerhedscertifikatet eller -godkendelsen med begrænsninger eller driftsbetingelser (formuleret som vilkår). Vilkår kan eksempelvis blive fastsat, hvis virksomheden ikke overholder kravene til den driftstype eller det driftsområde der er ansøgt om, eller hvis der er mange uafklarede observationer i forhold til virksomhedens overholdelse af kravene til sikkerhedsledelsessystemet eller øvrige gældende regler.

Bybaner (metro, letbaner og S-baner)

Når Trafikstyrelsen har modtaget virksomhedens ansøgning, vil virksomheden modtage en bekræftelse på at sagsbehandlingen påbegyndes.

Styrelsen skal bruge den første måned på at screene ansøgningsmaterialet for at vurdere om ansøgningen er komplet. Virksomheden kan forvente, at styrelsen i løbet af denne måned kan spørge efter supplerende dokumentation.

Efter senest 1 måned vil virksomheden modtage en skriftlig bekræftelse, såfremt sagsbehandlingen kan fortsætte på det foreliggende grundlag. Hvis virksomheden ikke i tilstrækkelig grad kan dokumentere at ansøgningsmaterialet er dækkende, kan styrelsen fremsende en afgørelse hvor ansøgningen afvises.

Hvis sagsbehandlingen kan fortsætte efter den indledende screening, vil styrelsen gennemføre en detaljeret vurdering af ansøgningsmaterialet. I forbindelse med den detaljerede vurdering kan styrelsen gennemføre en eller flere audits eller inspektioner hos virksomheden med henblik på at afdække eventuelle uafklarede forhold.

Styrelsen vil senest 4 måneder efter påbegyndelse af den detaljerede vurdering træffe en afgørelse om, hvorvidt ansøgningen kan imødekommes og sikkerhedscertifikatet eller -godkendelsen kan udstedes/fornyes.

Styrelsen kan på baggrund af en konkret vurdering udstede sikkerhedscertifikatet eller -godkendelsen med vilkår. Vilkår kan eksempelvis blive fastsat, hvis der efter den detaljerede vurdering er uafklarede observationer i forhold til virksomhedens overholdelse af kravene til sikkerhedsledelsessystemet eller øvrige gældende regler.

Forhåndsdialog

Alle virksomheder, både EU-jernbane og bybaner, har mulighed for at søge forhåndsdialog forud for den egentlige ansøgning. Ansøgning om forhåndsdialog foregår på samme måde som ansøgning om sikkerhedscertifikat eller sikkerhedsgodkendelse, dvs. via OSS for jernbanevirksomheder (EU) eller via email direkte til Trafikstyrelsen for infrastrukturforvaltere, samt for alle bybane-virksomheder.

Formålet med forhåndsdialogen er at virksomheden kan få afklaret nogle principielle forhold omkring sit sikkerhedsledelsessystem og andre forhold for driften i Danmark, og en virksomhed skal forud for ansøgning om forhåndsdialog gøre sig klart, hvad den konkret ønsker svar på.

Virksomheden skal derfor i forbindelse med ansøgning om forhåndsdialog sende en plan med aftalte leverancer, der belyser de emner der ønskes drøftet under forløbet. Hvis en plan for leverancer ikke sendes eller overholdes, kan styrelsen afslutte sagsforløbet for forhåndsdialogen.

Trafikstyrelsen kan under forhåndsdialogen ikke give bindende svar eller forhåndstilkendegivelser for sikkerhedsledelsessystemet, men styrelsen kan dog vejlede virksomheden om kravene samt om hvorvidt en given løsning anses som mere eller mindre hensigtsmæssig i forhold til virksomhedens drift.

Ansøgning om forhåndsdialog vil normalt foretages 6-12 måneder inden ansøgning om sikkerhedscertifikat eller sikkerhedsgodkendelse, men det er virksomheden som bør vurdere længden af forløbet, afstemt med planen for de emner der ønskes drøftet. Dokumentation for de emner der er aftalt under forhåndsdialogen skal indsendes efter den aftalte plan, mens den resterende dokumentation for sikkerhedsledelsessystemet først skal indsendes sammen med den endelige ansøgning.

En virksomhed skal altid underrette den certificerende myndighed (dvs. enten ERA eller TS), hvis den ændrer ved væsentlige forhold vedrørende driften eller forudsætninger for udstedelsen af sikkerhedscertifikatet eller -godkendelsen. På denne baggrund kan den certificerende myndighed vurdere, om ændringen giver anledning til, at virksomheden skal ansøge om en ajourføring af sikkerhedscertifikatet eller -godkendelsen.

Dette kan spænde fra rent administrative forhold til ændringer i virksomhedens organisation eller driftsforhold. Der er ikke nødvendigvis sammenfald mellem ændringer i disse forhold, og ændringer der skal vurderes efter EU’s fælles sikkerhedsmetode for risikoevaluering og -vurdering (CSM-RA).

I bekendtgørelse 712 (samt i ERA’s ”Ansøgningsvejledning om udstedelse af EU-sikkerhedscertifikater – vejledning til ansøgere”) fremgår det, at virksomheden omgående skal underrette myndigheden ved kommende ændringer. Det er derfor vigtigt at virksomheden orienterer myndigheden, så snart den har besluttet en ændring, der kan være omfattet af bestemmelserne.

Det er tilsvarende vigtigt at myndigheden underrettes i så god tid, at virksomheden kan fremsende sin eventuelle efterfølgende ansøgning, så ansøgningsfristen på 5 måneder kan overholdes. Styrelsen anbefaler derfor, at underretning sker senest 6 måneder, før det påtænkes at effektuere ændringerne.

Virksomheden skal underrette styrelsen i forhold til de sikkerhedscertifikater og -godkendelser styrelsen har udstedt, og resten af vejledningen er afgrænset til disse tilfælde.

I bilag 1 til denne vejledning fremgår en liste over parametre som ved ændring kræver, at virksomheden underretter styrelsen. Der gøres opmærksom på, at listen ikke er udtømmende.

Hvis virksomheden er i tvivl om hvorvidt en ændring i forholdene falder ind under bestemmelserne i bilag 1 bør styrelsen underrettes. Alle underretninger vedrørende ovenstående skal sendes til: tilsyn@trafikstyrelsen.dk

Styrelsen vurderer virksomhedens underretning, og kan i den forbindelse efterspørge yderligere oplysninger fra virksomheden i fornødent omfang. Herefter får virksomheden at vide, hvorvidt den meddelte ændring kræver, at virksomheden sender en ansøgning om ajourføring af sikkerhedscertifikatet eller -godkendelsen.

Når en virksomhed indsender en underretning om en ændring skal følgende dokumentation medsendes, så styrelsen har mulighed for at få et samlet overblik over og vurdere de ændrede forhold:

• Kort beskrivelse af de ændrede forhold, herunder hvilke områder i virksomheden der berøres af den/de planlagte ændring(er) samt eventuelt oplysninger om ændring i virksomhedens størrelse.
• Beskrivelse af eventuelle forventede nye eller øgede jernbanesikkerhedsmæssige risici.
• Beskrivelse af hvilke(n) proces(ser) i sikkerhedsledelsessystemet, der styrer gennemførelsen af den/de planlagte ændring(er), herunder relevant dokumentation fra processen
• Beskrivelse af i hvilket omfang sikkerhedsledelsessystemet allerede er tilstrækkeligt dækkende til at håndtere den ændrede drift
• Beskrivelse af hvilke tilpasninger til sikkerhedsledelsessystemet de ændrede forhold vil medføre
• Oplysning om forventet dato for effektuering af den/de planlagte ændring(er)

Trafikstyrelsen forventer at ovenstående udarbejdes ved anvendelse af sikkerhedsledelsessystemets eksisterende processer for håndtering af ændringer.

Ovenstående dokumentationskrav gælder dog ikke for rent administrative ændringer (jf. ansøgningens punkt 2), og i disse tilfælde kan ansøgningen ligeledes sendes samtidig med underretningen.

Ved en ajourføring skal virksomheden fremsende sin ansøgning hurtigst muligt efter virksomheden er blevet orienteret om, at de ændrede forhold medfører krav om en ajourføring af sikkerhedscertifikatet eller -godkendelsen.

Ansøgningsprocessen (herunder som udgangspunkt også tidsfristen) er den samme som ved nyudstedelse eller fornyelse, hvilket betyder at:

• Jernbanevirksomheder (EU) ansøger via One-Stop Shop.
• Infrastrukturforvaltere (EU) ansøger via skemaet: Ansøgning om sikkerhedsgodkendelse (EU).
• Jernbanevirksomheder og infrastrukturforvaltere (bybaner) ansøger via de respektive ansøgningsskemaer: Ansøgning om sikkerhedscertifikat/sikkerhedsgodkendelse (bybane).

Virksomheden skal ligesom ved nyudstedelse eller fornyelse fremsende dokumentation sammen med ansøgningen, men kravet til dokumentationens indhold er forskelligt, når der ansøges om en ajourføring.

Virksomheden skal, ved anvendelse af sikkerhedsledelsessystemets processer i relevant omfang, fremsende følgende sammen med ansøgningen:

• Beskrivelse af den/de ændring(er), der giver anledning til ajourføringen (gerne med udgangspunkt i eller i forlængelse af underretningen)
• Dokumentation for gennemført risikovurdering og risikohåndtering, evt. opdateret risikoprofil
• Handlingsplan for de aktiviteter, der skal gennemføres for at effektuere og implementere den/de planlagte ændring(er)

Virksomheden skal ligeledes fremsende:

• Dokumentation og krydsreference vedrørende sikkerhedsledelsessystemet

Denne dokumentation og krydsreference skal dog kun fremsendes for sikkerhedsledelsessystemets opdaterede dele, og det skal samtidig være tydeligt angivet, hvilke dele af dokumentationen der er opdateret.

For jernbanevirksomheder og infrastrukturforvaltere (EU) gælder endvidere, at disse skal fremsende følgende (i det omfang det er berørt af ændringen):

• Dokumentation og krydsreference vedrørende nationale krav
• Status på handlingsplaner for reaktioner fra tilsyn samt uafklarede observationer fra foregående certificering (i det omfang det er berørt af ændringen)

Virksomheden skal følge sine processer i sikkerhedsledelsessystemet ved håndtering af sådanne ændringer, og den fremsendte dokumentation bør afspejle dette.

Trafikstyrelsen vil ligesom ved nyudstedelse eller fornyelse inden for 1 måned foretage en indledende screening af ansøgningsmaterialet, og virksomheden vil blive orienteret som beskrevet ved nyudstedelse/fornyelse.

Hvis sagsbehandlingen kan fortsætte efter den indledende screening, vil styrelsen gennemføre en detaljeret vurdering af ansøgningsmaterialet. I forbindelse med den detaljerede vurdering kan styrelsen gennemføre en eller flere audits eller inspektioner hos virksomheden med henblik på at afdække eventuelle uafklarede forhold.

Styrelsen vil senest 4 måneder efter påbegyndelse af den detaljerede vurdering træffe en afgørelse om hvorvidt ansøgningen kan imødekommes og ajourført sikkerhedscertifikat eller -godkendelse kan udstedes. Styrelsen kan ligeledes for en ajourføring på baggrund af en konkret vurdering udstede sikkerhedscertifikatet eller -godkendelsen med vilkår (herunder begrænsninger eller driftsbetingelser) for både virksomheder efter EU-regler samt bybaner.

Ved udstedelse af ajourført sikkerhedscertifikat eller -godkendelse vil gyldighedsdatoen forblive uændret.